Dotychczasowe standardowe karty pracy, z których korzystała firma Y okazały się być zawodne. Przekłamania oraz brak precyzji wśród zatrudnionych odnośnie czasu wykonanej pracy stały się czymś powszechnym i powodowały spore straty finansowe. Firma Y pozwala swoim pracownikom na elastyczny czas pracy, co często wiąże się z nadużyciem z ich strony. Potrzebne było rozwiązanie eliminujące ten problem oraz podwyższające standardy funkcjonowania firmy.

Cele:

• ułatwienie weryfikacji czasu pracy osób zatrudnionych,
• sprawniejsze rozliczanie nadgodzin i nieobecności,
• monitorowanie spóźnień pracowników.

Rozwiązanie:

Idealnym rozwiązaniem dla firmy Y okazała się być elektroniczna ewidencja czasu pracy. Narzędzie to pozwoliło osiągnąć każdy z wyżej wymienionych celów - przede wszystkim wykryto nierzetelnych pracowników. Spóźnienia zostały zredukowanie tylko do sytuacji losowych, na które pracownicy nie mieli wpływu.

Wcześniejsze problemy z ustalaniem grafiku również zniknęły, gdyż system posiadał bardzo intuicyjny kalendarz oraz system, który automatycznie wysyłał informacje o wszelkich zmianach w nim wprowadzonych.

Segregatory z archiwizowanymi kartami pracy okazały się być przeżytkiem. Zautomatyzowanie całego systemu okazało się być bardzo proste, co też przyczyniło się do zaoszczędzenia czasu pracowników. Ich jedynym zadaniem było jednorazowe wydrukowanie karty z QR kodem i zainstalowanie aplikacji na smartfonie.  

Pracodawca mógł także prześledzić oraz odpowiednio rozliczyć przerwy pracowników w czasie godzin pracy. Blokada uniemożliwiająca wyłączenie narzędzia to dodatkowy plus dający pracodawcy kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie. Wśród pracowników zwiększyło się poczucie sprawiedliwości, ponieważ uczciwi pracownicy zostali docenieni m.in w formie premii za punktualność.

Przerwy w dostawie Internetu również nie stanowiły problemu, gdyż funkcjonowanie systemu jest możliwe także w trybie offline.

Rezultaty:

Wprowadzone rozwiązanie pozwoliło osiągnąć zaskakujące korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikom.

• zautomatyzowanie systemu ewidencji czasu pracy,
• ograniczenie zbędnej dokumentacji generującej koszty,
• bezkonfliktowe ustalanie grafiku pracy,
• podwyższenie standardów technologicznych w firmie.

Firma odzyskała także dodatkowo przestrzeń biurową poprzez zminimalizowanie liczby papierowej dokumentacji , związanej z ewidencją czasu pracy.