Usługi outsourcingowe, jakie oferuje Smart MBC stały się wsparciem dla firmy XYZ, która jest firmą średniej wielkości, a której struktury pracownicze zaczęły się szybko rozrastać. Wcześniej managerowie spółki nie mieli do czynienia z tak wieloma dużymi projektami realizowanymi w tak krótkim czasie. Zlecenie, jakie firma dostała z krajów zachodnich sprawiło, że powierzenie profesjonalistom z zewnątrz części administracji było konieczne. Dotychczasowy dział, zajmujący się pracownikami w firmie okazał się nie sprostać ilości obowiązków - niestety poprzez liczne błędy w rozliczeniach generował dodatkowe koszty.

Cele:

• powierzenie części obowiązków administracyjnych firmie Smart MBC,

• profesjonalnie sporządzanie dokumentacji,
• zmniejszenie strat związanych z pomyłkami w prowadzeniu Działu Administracji wewnątrz firmy.

Rozwiązanie:

Początkowo firma XYZ postanowiła samodzielnie poradzić sobie z natłokiem obowiązków, wynikających z dokumentacją nowych pracowników. Jednak coraz częściej zdarzało się, że osoby nowo zatrudnione czekały nawet kilka tygodni na umowy, a rozliczenia miesięczne często zawierały błędy. Takie sytuacje świadczyły o niskiej wydajności dotychczasowego działu administracji i powodowały zły PR dla firmy. Pracownicy niecierpliwili się, a ich niezadowolenie wpływało na odbiór organizacji zewnątrz. Procesy kadrowo - płacowe  w firmie XYZ  bez wątpienia wymagały usprawnienia.

Aby uniknąć kolejnych pomyłek i niedopatrzeń postanowiono zwrócić się o pomoc do firmy Smart MBC, która profesjonalnie zajmuje się prowadzeniem działań kadrowo - płacowych.  

Okazało się, że wejście w tego rodzaju współpracę było znakomitym rozwiązaniem. Outsourcer:

• odciążył firmę XYZ z nadmiaru dokumentów w formie papierowej, związanych z: deklaracjami PIT, US oraz zaświadczeniami i świadectwami pracy,  
• dostosował indywidualne warunki zatrudnienia dla każdego z pracowników,  
• zajął się obsługą dokumentów ubezpieczeniowych ZUS,
• przejął rozliczanie wynagrodzeń, diet, zwolnień lekarskich.

Rezultaty:

Wprowadzenie tego rozwiązania pozwoliło:

• zmniejszyć koszty firmy związane z prowadzeniem administracji o 30%,
• zwiększyć bezpieczeństwo firmy,
• odciążyć firmę z odpowiedzialności dotyczącej zatrudnienia nowych pracowników,
• dokładnie przewidzieć koszty zatrudnienia i móc zaplanować strategię na przyszłość.

Wejście we współpracę z  firmą outsourcingową okazało się bardzo dobrą decyzją. Nie dość, że pozwoliła ona odciążyć pracowników kadrowych firmy, to dodatkowo zredukowano straty związane z niedopatrzeniami w rozliczeniach. Dobrze prowadzona dokumentacja firmy oraz indywidualne podejście do każdego z pracowników przełożyły się na pozytywny wizerunek firmy. Każdy z pracowników został objęty profesjonalną opieką i czuł, że może zwrócić się z pytaniem do danej osoby.