Narzędzi do tego typu kontroli, gdzie jest cyfrowa lista obecności, zarządzanie urlopami, przerwami w pracy czy delegacjami jest wiele na rynku i dobrze, jeśli pracodawcy chcą z nich korzystać.
Rejestracja czasu pracy
Wiele firm zmaga się z pracownikami, którzy nie respektują ustalonych godzin pracy. Z badania przeprowadzonego na zlecenie Work Service w maju 2015 roku wynika, że niepunktualność raz lub kilka razy w tygodniu zdarza się 21 proc. polskich pracowników. Rzadziej, bo raz lub kilka razy w miesiącu, przychodzi do pracy spóźnionych prawie 10 proc. zatrudnionych. Z kolei niewiele ponad 1 proc. nie przychodzi na czas co najmniej raz w tygodniu. Tyle samo pracowników deklaruje niepunktualność raz dziennie. Jeśli przedsiębiorstwo ze względu na specyfikę nie może wprowadzić ruchomego grafiku, powinno poszukać skutecznej metody na rejestrowanie czasu pracy. Dzięki elektronicznej liście obecności można mieć nad tym kontrolę. Istnieją narzędzia, gdzie wystarczy zrobić sobie “selfie” trzymając kartę z kodem QR i wysłać je do aplikacji. Tym samym aktualizuje się odpowiedni status, jak przyjście do pracy, wyjście oraz zrobiona przerwa. Każde takie zdarzenie ma przypisaną geolokalizację, zapobiega to tzw. “przyjacielskim odbijaniu” kart. Dzięki temu, że pracodawca wprowadza rozwiązanie z listą obecności w aplikacji, automatycznie tworzy się raport z rzeczywistego czasu pracy, który można od razu zapisać w formacie PDF czy tak jak umożliwia to inEwi - wysłać do programów kadrowo-płacowych, co usprawnia cały proces rozliczania chociażby nadgodzin.
Grafik pracy:
Narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy sprzyjają nie tylko pracodawcy, ale także pracownikom. Dzięki nim mają wygodniejszy dostęp do grafików, wszelkich raportów m.in. o nadgodzinach, liczbie dni wolnych i szacunkowym wynagrodzeniu. Kolejki pracowników przed gabinetem pracodawcy z wypełnionym podaniem o urlop lub delegację mogą zniknąć, ponieważ aplikacje usprawniają składanie wniosków, wyrażenie akceptacji lub odrzucenie. Przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują formy, w jakiej pracownicy powinni składać wnioski urlopowe. Dopuszczalne jest uregulowanie w przepisach wewnątrzzakładowych, iż urlopy udzielane są w oparciu o wnioski składane w formie elektronicznej, dlatego proces składania pism oraz obieg informacji w firmie będzie sprawniejszy, a zarazem zminimalizuje papierową dokumentację.
Dodatkowe zalety
Jeśli szef firmy nie może w danym dniu zorganizować spotkania dla pracowników, a ma im coś ważnego do przekazania albo chce przeprowadzić ankietę, to nic tak nie ułatwia komunikacji jak specjalny komunikator, którego oferują aplikacje. Dzięki nim można wysłać wiadomość grupową lub do wybranych osób. Kiedy każdy z pracowników w firmie zaopatrzony jest w tablet czy smartphone, od razu zmniejsza to koszty zakupu sprzętu do rejestrowania czasu pracy. Wystarczy, że urządzenie posiada system Android, nie musi mieć nawet ciągłego dostępu do sieci, bo wszystkie dane zapisują się automatycznie, a przesłane mogą być po uzyskaniu statusu online. Czas przerwy regulowany jest Kodeksem Pracy. W zależności od tego gdzie i ile godzin pracownik pracuje, przysługuje mu inny czas na zrobienie sobie przerwy. Zdarza się, że przerwy nagminnie się wydłużają. Narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy kontrolują ewentualne przekroczenia limitu. Można też określać konkretne statusy podczas pracy, jak np. wyjście prywatne, przejście między budynkami czy przerwy na papierosa. W dzisiejszych czasach firmy coraz bardziej stawiają na rozwój pracowników, a narzędzia usprawniające pracę na pewno nie wpłyną negatywnie na komunikację, wręcz przeciwnie.
Źródła:
http://www.newsletter.smartmbc.pl/landing/inEwi
